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中国小蝌蚪app华东院青年档案人的成长
来源:规划设计集团   作者:华东   日期:2018-12-28   字号:[ ]

   每每说起“档案”,总伴随着“历史”、“沧桑”、“泛黄”等一系列饱含时代感的词汇。每每说起“档案工作”,总有“档案人”叹息其“无闻”、“难为”、“寂寞”。然而在中国小蝌蚪app规划设计集团华东院,有这样一群年轻的“档案人”,他们给“档案”加上了“现代”、“活力”、“新影”的标签,他们是活跃在“档案工作”舞台之上,初露头角的“小荷”;他们是将梦想挂在信念桅杆之上,扬帆起航的“青年档案人”。


信息技术助力档案管理转型


  1953年,华东院建院初期的档案管理工作由技术室资料组负责,当时仅有档案管理人员4人,1960年,根据水利电力部要求华东院成立档案室,1985年改为处级编制,截止2002年,档案处下设4个科室,在册人员达22人。2010年,在经历了员工退休高峰期后,档案处的员工人数减少了一半,而此时华东院承接的工程数量却达到了历史高峰,任务繁重,人手不足成为档案处面临的首要问题。在这样的前提下,2011年,华东院信息技术处和档案处完成重组,成立信息档案部,为华东院的档案管理转型带来了良好的契机,为华东院“青年档案人”提供了创新的舞台。截止2018年,信息档案部共有档案管理人员8人,以高效的管理方式负责全院工程设计、科标信、荣誉、声像档案及图书资料、标准规范的管理工作。
  2011年重组前的华东院档案部门因员工队伍年龄结构偏大,档案管理方式单一守旧,导致部门缺乏活力且工作效率低下,年轻员工每天忙碌在第一线,却感到收获寥寥,处境迷茫。重组后的信息档案部经过深入调研后策划利用信息部门的技术力量开发一套符合自身需求的档案信息资源与服务管理系统,并希望借此机会培养青年档案人的能力,加强信息及档案两部门青年员工的联系,增强两部门的融合和凝聚力。在这样的契机下,几位志同道合的年轻人走到了一起,组成了一支“青年档案人”团队。他们有来自档案部门的管理员,还有来自信息部门的程序员,他们在协作与碰撞的氛围下共同开发、建设档案信息资源与服务管理系统。几年来,通过优化档案工作流程,规范档案服务体系,拓展档案信息资源等一系列工作,向领导和全院职工交上了一份满意的答卷,用实力在自己的成长道路上踏踏实实的踩下每一步,用坚持展现了“青年档案人”的风采。


线上运行实现管理根本转变
 

 这群年轻人刚聚在一起时,着实走过了一段不平坦的成长路。来自的档案部门的两名职场小“菜鸟”,当时还处于步入工作岗位后不久的磨合期,面对档案部门从整编图纸到电子文件挂接基本都采用手工管理方式的状况,一边忙的焦头烂额,一边又觉得自己多年所学无用武之地。她们深知有为才能有“位”,然而却不知如何“为”,“位”在何处。此时,信息档案部的领导敏锐的察觉到了这一情况,及时给予她们关怀与指引,除了提供机会让她们参加电力档案知识培训课程,提高业务水平和实际工作技能外,更是鼓励她们多与信息部门同事沟通,在参与档案信息资源与服务管理系统的开发过程中,拓宽自身工作思路。来自信息部门的三位小伙儿,则是首次跨进“档案门”,他们都是第一次参与档案管理相关应用的开发,在这之前甚至没有进过档案库房。于是,信息档案部领导亲自带领他们参观档案库房,走访档案部各科室,了解及学习档案管理岗位、工作流程和管理规范。2013年,由信息档案部自主开发的档案管理系统上线运行,切实解决了电子图纸自动挂接、电子借阅、库房管理信息化、电子版矢量成品文件收集等问题,为工程设计人员的档案利用带来了根本性的转变,也让这群青年档案人收获满满,他们收获到的不仅是工作经验,更是独立思考的能力。来自档案部的两位青年档案人均表示开始对档案管理有了系统且深层次的认识。最明显的表现之一是她们提交的论文,已从刚工作时“纸上谈兵”的泛泛而谈,进步为能结合工作实际撰写有一定参考价值的文字。她们先后提交了《历史工程档案清档和电子化利用与实践》、《数字档案馆信息资源建设实践与思考》两篇论文,并参与协作组交流。在这短暂的两年中,她们真切地感受到了自己的成长,开始懂得如何“为”,慢慢找到了“位”之所在。来自信息部的小伙儿们则在完成档案信息资源管理与服务系统研发工作后,深深感叹对参与档案管理工作“相看十日仍不倦,守得一春又三秋”,在与档案工作者共事的过程中,他们与档案越走越近。因为他们的参与,华东院档案信息资源管理与服务系统日趋完善,而这三位年轻人也越来越自信与成熟。他们用心写下《三个火枪手的档案手记》一文,感动了很多读者,并参加了中国小蝌蚪app“走进档案”征文活动且获得佳绩,至今为人津津乐道。2017年底华东院信息档案部自主开发的数字档案馆通过了中国电力规划设计协会组织的达标验收,这也是对他们数年辛勤耕耘的肯定。


精益求精展现新档案人风采


  几年过去了,这群“青年档案人”已褪去青涩,逐步走向成熟,他们认识到在工作中必须要做到主动出击,主动去了解档案利用人的需求,并满足他们的需求,从而才能更好的履行一名档案人的管理职责。于是这群年轻人又在部门领导的支持与带领下,积极开展QC小组活动,与同事们一起查找信息档案工作中存在的薄弱环节,并虚心向老同志请教工作经验,结合自己在学校所学的专业知识,攻坚克难,解决档案管理中存在的实际问题。华东院信息档案部成立七年来,档案部门发起的两项QC小组活动均取得了良好的效果,并获得多项荣誉。《提高工程电子档案借阅率》QC小组荣获“中国勘查设计协会优秀质量管理小组”称号;《提高华东院档案服务满意度》QC小组活动荣获“中国勘察设计协会优秀QC小组二等奖”;《华东院档案信息资源管理与服务系统》获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权。
  2016年4月,由华东院信息档案部发起创办,由两位青年档案人负责的“华东院信息档案公众号”正式上线。公众号创办一年以来,这群“青年档案人”们集思广益,四处征稿,把栏目打理得有声有色,迄今为止共发布内容60余期,在华东院内受到了肯定,在同行业内也脱颖而出。这一年,信息档案部的“青年档案人”通过公众号这一平台,与“档案”一起从幕后走向台前。最显著的一个例子是公众号中的“工程撷珍”栏目,它是以信息档案部门近四年的档案编研成果为基础,依次向大家介绍华东院具有代表性的工程。这些编研成果长期藏在“深闺”无人知,但通过公众号图文并茂的推送后,很快收获了院内一众“粉丝”。长期以来大家都用默默无闻来形容“档案人”,而华东院这群活泼、阳光的“青年档案人”们,在公众号这一平台上向大家展示了新时代档案人的风采。
  2018年,华东院迎来了自己的65岁生日。华东院的档案管理工作也历经了65个春秋,一代代的档案人见证了华东院的成长,见证了档案管理工作的发展。如今,华东院信息档案部的“青年档案人”们正在用自己的方式让档案焕发出青春的光芒,他们以自信、开放的姿态活跃在档案事业的舞台上。成长是孤独的,内心的独自历练是成长的必修课。成长又是不孤独的,成长的路途中总离不开旁人的指引与帮助。这群羽翼渐丰的“青年档案人”的成长,离不开他们自身的努力,更离不开前辈们无私的指导、帮助和鞭策。成长的道路是漫长的,这群刚刚露出“头角”的“青年档案人”,正“扬帆起航”驶向档案信息资源的“数字海洋”开采更多的宝藏,为数字时代的档案事业贡献力量。



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